Mitarbeitergespräche dokumentieren und die richtige Rechtsgrundlage wählen

23. September 2026 · 7 Min. Lesezeit

Wer Mitarbeitergespräche dokumentiert, verarbeitet Beschäftigtendaten und braucht dafür eine Rechtsgrundlage. Viele interne Datenschutzkonzepte nennen an dieser Stelle § 26 BDSG. Diese Antwort ist seit 2025 nicht mehr tragfähig, und das ist in der Praxis noch wenig angekommen.

Was sich geändert hat

Der EuGH hat mit Urteil vom 30. März 2023 in der Rechtssache C-34/21 entschieden, dass nationale Regelungen im Beschäftigtendatenschutz nur dann auf die Öffnungsklausel des Art. 88 DSGVO gestützt werden können, wenn sie tatsächlich spezifischer sind. Eine Vorschrift, die im Kern wiederholt, was Art. 6 DSGVO ohnehin regelt, erfüllt das nicht.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Wertung mit Urteil vom 8. Mai 2025, Aktenzeichen 8 AZR 209/21, auf § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG übertragen und die Norm für unanwendbar gehalten. Arbeitgeber stützen die Verarbeitung von Beschäftigtendaten seither unmittelbar auf Art. 6 DSGVO, in aller Regel auf lit. b für das, was zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist, und auf lit. f für die übrigen berechtigten Interessen. Die Aufsichtsbehörden empfehlen denselben Weg und verweisen ergänzend auf lit. c für gesetzliche Pflichten.

Was das konkret bedeutet

Für die Praxis ändert sich weniger, als die Schlagzeile vermuten lässt, und an einer Stelle mehr. Ein normales Jahresgespräch mit Zielvereinbarung bleibt zulässig, weil es zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses gehört. Alles, was darüber hinausgeht, also etwa eine ausführliche Dokumentation von Verhalten oder Leistung, läuft über lit. f und verlangt damit eine Abwägung zwischen dem Interesse des Unternehmens und den Rechten der beschäftigten Person.

Diese Abwägung muss dokumentiert sein. Sie ist im Zweifel der Prüfpunkt, an dem eine Aufsichtsbehörde ansetzt, und ein Verweis auf eine Norm, die nicht mehr anwendbar ist, hilft dort nicht weiter. Wer sein Verarbeitungsverzeichnis und seine Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO noch auf § 26 BDSG stützt, sollte diese Stellen durchgehen.

Einwilligung ist selten die Lösung

Im Arbeitsverhältnis ist eine Einwilligung wegen des Abhängigkeitsverhältnisses schwer als freiwillig zu begründen, und sie ist jederzeit widerrufbar. Als Grundlage für eine laufende Dokumentation taugt sie deshalb kaum. Anders liegt es bei der Aufzeichnung des gesprochenen Worts, die ohne Zustimmung aller Beteiligten nach § 201 StGB strafbar ist. Dort führt kein Weg an der ausdrücklichen Zustimmung vorbei, die Einzelheiten stehen im Beitrag zu Aufzeichnung und Einwilligung.

Der Betriebsrat sitzt mit am Tisch

Sobald ein technisches System Gespräche aufzeichnet oder auswertet, greift in aller Regel das Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil eine solche Einrichtung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet ist. Eine Betriebsvereinbarung ist hier nicht die Bremse, sondern die Grundlage, auf der der Einsatz Bestand hat. Mehr dazu im Beitrag zur Betriebsratssitzung.

Was in ein Gesprächsprotokoll gehört

• Datum, Teilnehmende und Anlass des Gesprächs.
• Vereinbarte Ziele, Maßnahmen und Fristen, jeweils mit Zuständigkeit.
• Unterstützungsangebote, etwa Weiterbildung, und wer sie veranlasst.
• Die Sicht der beschäftigten Person, wenn sie abweicht, im eigenen Abschnitt.
• Ein Hinweis, wo das Protokoll abgelegt wird, wer darauf zugreift und wie lange es bleibt.

Nicht hinein gehören Bewertungen ohne Sachbezug, Aussagen über Gesundheit, Familie oder Weltanschauung und alles, was für den Zweck des Gesprächs nicht erforderlich ist. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und unterliegen einem eigenen, engeren Regime.

Dokumentieren, ohne ein Überwachungssystem zu bauen

MeetingIQ erzeugt aus dem Gespräch ein Ergebnisprotokoll mit Vereinbarungen und Fristen statt einer wörtlichen Mitschrift. Die Zustimmung wird vor jeder Aufnahme ausdrücklich eingeholt und protokolliert, das Original-Audio wird standardmäßig nach 24 Stunden gelöscht, und Aufbewahrungsfristen lassen sich je Workspace einstellen. Verarbeitet wird ausschließlich in der EU, der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt unterschriftsreif bereit.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.