Datenschutzerklärung

Stand: 8.11.2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Webanwendung MeetingIQ(im Folgenden „Dienst") sowie unsere Webseite unter meetingiq.de. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO, TTDSG, BDSG).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

NeuralMedic GmbH
Haslangstraße 49
85049 Ingolstadt, Deutschland
Geschäftsführer: Jonas Heinzmann
HRB 12717, Amtsgericht Ingolstadt
Telefon: +49 (0) 152 03570876
E-Mail: datenschutz@neuralmedic.de

2. Zuständige Aufsichtsbehörde

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

3. Verarbeitete Daten

• Account-Daten: E-Mail, Name, Workspace-Name, IP-Adresse (Logins, Audit-Log).
• Meeting-Inhalte: Hochgeladene Audio-/Videodateien, daraus erstellte Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben.
• Einwilligungs-Log: Zeitstempel, IP, User-Agent der Person, die die Aufnahme freigegeben hat (§ 201 StGB & Art. 6 (1) a DSGVO).
• Kalenderdaten: bei verbundenem Kalender Titel, Zeiten, Konferenzlink, Organisator und Teilnehmer Ihrer anstehenden Termine, siehe Abschnitt 4.
• Abrechnungsdaten: über unseren Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Limited, Irland.

4. Kalenderanbindung (Google Calendar und Microsoft 365)

Wenn Sie unter Einstellungen → Integrationen einen Kalender verbinden, greifen wir mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung ausschließlich lesend auf Ihre Termine zu. Bei Google verwenden wir dafür allein den Bereich calendar.events.readonly.

• Was wir lesen: Titel, Beschreibung, Beginn und Ende, Zeitzone, Konferenzlink, Organisator und Teilnehmerliste Ihrer anstehenden Termine.
• Wofür: Anzeige Ihrer anstehenden Termine in der Anwendung und, sofern Sie das je Termin aktivieren, Beitritt des Notiz-Bots zur Videokonferenz.
• Wo: Die Termine werden auf unseren Servern in der EU gespeichert. Zugangs- und Auffrischungs-Token liegen AES-256-verschlüsselt.
• Wie lange: Termine werden gelöscht, sobald Sie die Verbindung trennen, spätestens jedoch 30 Tage nach Ende des Termins.
• Was wir nicht tun: Wir schreiben nichts in Ihren Kalender und ändern oder löschen dort nichts. Kalenderdaten werden nicht an Dritte weitergegeben, nicht für Werbung verwendet und nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.

Sie können die Verbindung jederzeit unter Einstellungen → Integrationen trennen. Unabhängig davon können Sie den Zugriff in Ihrem Google-Konto unter myaccount.google.com/permissions widerrufen.

Die Verwendung von Daten, die wir über Google-APIs erhalten, erfüllt die Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

5. Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung - Art. 6 (1) b DSGVO (Bereitstellung des Dienstes).
• Einwilligung - Art. 6 (1) a DSGVO (Sprachaufnahmen, Marketing-Mails).
• Berechtigtes Interesse - Art. 6 (1) f DSGVO (Sicherheit, Audit-Log).

6. Datenverarbeitung in der EU - keine Drittlandstransfers

MeetingIQ verarbeitet alle Inhalte ausschließlich in der Europäischen Union:

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Falkenstein (DE).
• Sprache-zu-Text: Deepgram Inc., EU-Endpunkt api.eu.deepgram.com mit Datenverarbeitung in Frankfurt.
• KI-Zusammenfassung: Mistral AI, Paris (Frankreich).
• E-Mail-Versand: Resend EU-Region.
• Abrechnung: Stripe Payments Europe Ltd. (Irland).

Es findet kein Transfer in die USA oder andere Drittländer statt. Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO sind mit allen relevanten Subprozessoren abgeschlossen.

7. Speicherdauer

• Audio-Originale: werden nach 24 Std. automatisch gelöscht (Default). Pro Workspace einstellbar.
• Transkripte & Zusammenfassungen: 90 Tage (Default), max. 10 Jahre.
• Audit-Log: 24 Monate (Rechenschaftspflicht).
• Abrechnungsbelege: 10 Jahre (§ 147 AO).

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit Anspruch auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) - Self-Service unter Einstellungen → Datenschutz.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO).
• Löschung (Art. 17 DSGVO) - innerhalb von 72 Std.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) - JSON-Export.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
• Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (BayLDA, siehe oben).

9. Sicherheit

TLS 1.3 in transit. AES-256 server-side encryption at rest. Getrennte Zugriffstoken pro Workspace. Rollenbasierte Zugriffskontrolle. Audit-Log auf jedem Datenzugriff.

10. Cookies

Wir nutzen ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Cookie) - keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Daher kein Cookie-Banner.

11. Änderungen

Diese Erklärung kann angepasst werden. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets hier; bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.